主業務以外の課題を発見したときの扱い
こんにちわ。組織開発がミッションの人事グループ・組織開発室に所属しているてぃーびーです。
業務には成果に直結する主業務と、主業務以外の課題があります。
この場合、主業務以外の課題を発見したときどのように扱うかについて整理します。
主業務以外の課題とは？
ここでの主業務以外の課題とは、以下のようなものです。
- 業務プロセス改善
- 個人の能力強化
- チームビルディング
なお、このような活動が主業務の人もいるかと思いますが、この記事においては、そういった担当の方は除いて考えるものとします。
アンチパターン
アプリケーション開発者、プロジェクトマネージャー、営業、マーケターなどそれぞれの職種ごとに主業務があります。
主業務で成果に貢献することが基本となるため、業務の中心は主業務である必要があります。
主業務以外の課題は、長期的に主業務のパフォーマンスを高めるものの、直接的に成果を生み出す活動ではありません。
ここに時間を使い過ぎてしまうと主業務の成果が小さくなってしまいます。そのため、主業務以外の課題の解決はあくまで付属的な活動になります。
この前提を踏まえて主業務以外の課題を扱う際のアンチパターンとして以下のようなものがあります。
全てに対応する
改善対象となる課題を発見すると、すべてを取り組み対象にしてしまうケースです。
「次々に問題を見つけては解決をする」ということを再現なく取り組んでいると主業務で成果を生み出す時間が減りすぎてしまいます。
常に最優先で対応する
改善対象となる課題を発見すると、すべてを最優先で取り組んでしまうケースです。
発見した課題は常に優先度最大のものが後から見つかるとは限りません。
そのため、後から見つかった課題を常に最優先で取り組んでいると、本当は先に取り組むべき重要な課題や主業務が後回しになってしまいます。
ポイント
主業務以外の課題を扱う場合のポイントについてまとめます。
取捨選択をする
主業務以外の課題を発見した場合、まずは「取り組む対象にするか、しないか」を検討する必要があります。
- 単体の重要度、緊急度
- 相対的な重要度、緊急度
- 取り組む余力
等をふまえて取り組み有無を判断します。
優先順をつける
主業務以外の課題を発見し、取り組むことを決定した場合、優先順をつけて対応します。
主業務に取り組む余力を十分に残せる範囲で、優先順の高い課題から順に取り組みます。
特性に応じて巻き込み有無を変える
取り組む意義が明白であり、かつ、対応コストが微々たるものの場合は独断で即対応し、関係者に共有することでスピードを出すことができます。なお、取り組む意義が本当に明白であったかどうかは本人目線だけではなく、周囲の関係者の目線としても一致している必要があります。
逆に取り組む意義や優先順について他者の確認や合意が必要な場合、周囲の協力して足並みを揃えた上で対応する必要があります。
まとめ
主業務以外の課題を発見したときどのように扱うかについて整理しました。
主業務以外の課題への取り組みは長期的な活動の改善につながりますが、バランスを崩すと主業務に差し支えます。
ポイントを抑えつつとりくみましょう。
関連情報
